Выездные работы стали привычной составляющей многих компаний. Ремонт торгового или кассового оборудования, курьерская доставка, монтаж систем транспортного мониторинга и ряд других услуг требуют выезда персонала за пределы основного офиса и личного присутствия у заказчика. Но как определить, чем именно занят сотрудник? Действительно ли он находится на объекте или ездит по своим делам? Насколько рационально используется рабочее время? На все эти вопросы отвечает правильно организованный контроль мобильных сотрудников. О его видах, особенностях и преимуществах пойдет речь ниже.
Когда нужен мониторинг перемещения персонала
Существует несколько категорий компаний, которым необходим контроль выездных сотрудников. Чаще всего удаленное отслеживание сотрудников используют:
- организации с услугой курьерской доставки. Для них важно уменьшить время выполнения заказа и снизить риск выбора неправильного маршрута;
- фирмы, работающие на территории клиента. Это работники клининга и кейтеринга, ремонтные бригады, связисты, менеджеры по продаже и т. п.
Кроме этого, сервис слежения за сотрудниками будет полезен любой компании, в которой имеется персонал, работающий на выезде.
Что дает мобильный контроль
Внедрение программы мониторинга сотрудников значительно упрощает рабочий процесс и для руководителя, и для работника, и для клиента. Персоналу не требуется ежедневно отчитываться о проделанной работе, руководство объективно оценивает эффективность действий, а клиент получает точную информацию о времени визита курьера или бригады.
Плюсы внедрения мобильного контроля
Удаленное управление позволяет:
- исключить решение личных дел в рабочее время;
- отслеживать пробег автомобилей и расход топлива;
- контролировать качество обслуживания заказчиков;
- оптимизировать бизнес-процессы;
- автоматизировать отчетность;
- упростить решение рабочих задач.
Руководитель или владелец фирмы может точно отследить текущее местоположение сотрудника, время его прибытия и пребывания на объекте, а также выезда обратно. Нет необходимости проверять отчеты каждого работника, так как все действия фиксируются специальным программным обеспечением.
Минусы отказа от мобильного контроля
Отсутствие удаленного мониторинга выездных сотрудников снижает перспективы развития сервисной компании. Среди основных минусов можно отметить такие:
- снижение скорости обработки заявок при увеличении их количества;
- увеличение расходов на персонал (диспетчеров) при росте клиентуры;
- ухудшение качества обслуживания и сроков выполнения работ.
Это означает, что сама компания, предоставляющая выездной сервис, без автоматизации способна качественно развиваться только до определенного уровня. Затем потребуется либо постоянно увеличивать число диспетчеров (и затраты на их заработную плату), либо установить программы мониторинга сотрудника. Второй вариант даст заметный результат сразу после внедрения и проведения нужных настроек.
Основные цели контроля мобильных сотрудников
Контролировать выездной персонал намного сложнее, чем офисный. Это связано с тем, что работники не сидят на одном месте, а перемещаются с одного объекта на другой. Руководитель не может лично видеть, как выполняются поставленные задачи, насколько эффективно их исполнение. Внедрение правильной методики контроля направлено на реализацию следующих целей:
- оценки производительности персонала и выявления недостаточной занятости в рабочее время;
- мониторинга рабочего времени с фиксацией опозданий, задержек, нерациональных временных затрат;
- оптимизации объема заданий и их равномерного распределения между сотрудниками или бригадами;
- соблюдения стандартов и правил работы, ведения документации для последующего анализа.
Способы контроля мобильных сотрудников
При внедрении мониторинга выездного персонала каждая компания подбирает ту методику, которая будет наиболее эффективной для решения ее бизнес-задач. К наиболее популярным способам контроля относятся следующие.
Таск-трекинг (менеджер задач). При таком мониторинге руководитель раздает задачи группам работников и отдельным сотрудникам, делит их на этапы и осуществляет контроль выполнения. Таск-трекинг показал свою эффективность даже в организациях, где нет работы на выезде, так как помогает быстрее и проще руководить бизнес-процессами. Рынок предлагает много сервисов, отслеживающих выполнение работы. Некоторые из них рассчитаны на интеграцию в другие системы, например 1С или CRM.
GPS-трекинг. Он заключается в отслеживании местоположения выездных работников с помощью спутникового навигатора. Такой мониторинг предусматривает выдачу каждому сотруднику персонального GPS-трекера, а для грузовых автомобилей – установку тахографа. Программа мониторинга работает по расписанию согласно установленному графику. Контроль осуществляется только в течение рабочего дня с перерывом на обед. Некоторые системы, например Vision World, фиксируют каждый визит мобильного к клиенту, время, затраченное на него, количество опозданий и ряд других параметров. Результаты формируются как отчет в виде текста, графика или диаграммы.
Контроль отзывов заказчиков. Методика позволяет выявить, насколько качественно работает сотрудник, и собрать оценки его работы от клиентов. Отзывы заказчиков дают возможность найти недостатки в работе мобильных групп и определить способы их устранения. Для контроля отзывов клиентов часто используется программа Grotem Agent, в которой предусмотрена функция автоматического анкетирования и анализа полученных данных. Такой способ мониторинга повышает качество услуги, поскольку выездной сотрудник знает, что каждый клиент должен будет оценить его работу. Отрицательные оценки быстро выявляются, что позволяет оперативно устранить проблему.
Специальное программное обеспечение. Этот способ контроля будет наилучшим, так как объединяет в себе все предыдущие. Программа устанавливается на корпоративный смартфон сотрудника, после чего тот превращается в персональный GPS-трекер. С помощью такого ПО руководитель сможет:
- ставить задачи сотрудникам и их группам;
- отслеживать местоположение, независимо от способа передвижения;
- следить за процессом выполнения заданий;
- оценивать качество работы по отзывам заказчика.
Клиент же получает возможность контролировать ход транспортировки груза или выполнения заявки.
Как работает программа для отслеживания сотрудников
Чтобы воспользоваться функциями мобильного приложения, его необходимо установить на смартфон и разрешить отслеживать местоположение. Опционально программа может объединяться с другими GPS-датчиками, например, для отслеживания корпоративного транспорта. Мобильное приложение упрощает работу и персоналу, и сотруднику. С его помощью выездной работник может:
- оперативно сообщать о статусе выполняемой работы;
- запрашивать дополнительную информацию у диспетчера или менеджера;
- получать нужную информацию о заявке и заказчике;
- пользоваться геолокацией для сокращения маршрута;
- передавать документы, файлы, комментарии, фотоотчеты и т. п.
При отсутствии мобильной связи приложение переходит в офлайн-режим, а после ее появления осуществляет синхронизацию с автоматической системой.
Для офисных работников и диспетчеров предусмотрены следующие функции:
- отображение действий и перемещений выездного персонала;
- регистрация заявок и оформление нарядов (заданий) на работу;
- оптимизация и планирование работ;
- формирование аналитических отчетов различного назначения;
- составление графика выездов к постоянным клиентам и т. д.
Как выбрать мобильное приложение для мониторинга выездных сотрудников
На рынке представлены различные сервисы для контроля работы мобильного персонала: облачная 1С, B2Field, «Планадо», EdiAgent и ряд других. При подборе варианта под конкретный бизнес следует учитывать:
- особенности решения – универсальное или отраслевое;
- набор функций – планирование, слежение, контроль;
- возможность интеграции с CRM;
- наличие/отсутствие аналитики и формирования отчетов;
- тарифы и особенности установки;
- отзывы тех, кто уже пользовался сервисом.
Чтобы выбранное приложение для мониторинга мобильных сотрудников соответствовало задачам вашего бизнеса, рекомендуется проконсультироваться у специалистов. Например, обратиться в АО «Межотраслевой центр мониторинга».
